سياسة الخصوصية

تدرك Mind Forward Brain Injury Services حساسية معلوماتك الصحية الشخصية. توضح هذه النشرة الخاصة بالخصوصية كيفية إدارة معلوماتك وحماية خصوصيتك.

 PHIPA هو القانون

 اعتبارًا من 1 نوفمبر 2004، يجب على أي مؤسسة رعاية صحية أو ممارس في أونتاريو يقوم بجمع أو استخدام أو الكشف عن معلومات صحية شخصية الامتثال لقانون حماية المعلومات الصحية الشخصية (PHIPA) لعام 2004. 

 أعدت Mind Forward هذه النشرة لتزويدك بوصف موجز لسياسات الخصوصية التي نتبعها. وسيكون مسؤول الخصوصية لدينا سعيدًا بالرد على أي أسئلة قد تكون لديك.

 التعاريف

 في هذا المستند، نُشير إلى القانون باسم "PHIPA"، ونُشير إلى معلوماتك الصحية الشخصية كما هو محدد في PHIPA باسم "PHI" أو "المعلومات". هذه هي المعلومات التعريفية التي تشير إلى صحتك الجسدية أو العقلية، بما في ذلك تاريخك الصحي وتاريخ عائلتك الصحي.

 تشير PHIPA إلى المهنيين والمؤسسات والوكالات الصحية التي تحتفظ بمعلومات PHI على أنها "أمناء المعلومات الصحية". في هذا المستند، نشير إلى ذلك باسم "HIC" أو "الأمين". يتم تعريف Mind Forward على أنها HIC، وهي مسؤولة عن معلومات PHI التي نجمعها ونستخدمها ونحتفظ بها ونكشف عنها، كما هو موضح في هذا الكتيب.

 "الموافقة الصريحة" تعني الإذن الذي حصلنا عليه منك بشكل محدد. "الموافقة الضمنية" تعني أننا استنتجنا من الظروف المحيطة أنك توافق على جمع أو استخدام أو الكشف عن معلوماتك الصحية المحمية.

 ما هي المعلومات التي نجمعها منك؟

 سنطلب منك أو من الشخص الذي يتخذ القرارات نيابة عنك (SDM) تزويدنا بأي معلومات عنك وعن عائلتك نحتاجها لتقديم الرعاية الصحية لك.

• سنقوم بجمع معلومات منك أو من SDM الخاص بك من أجل أنشطتنا الرئيسية، والتي تشمل: الاستشارة، والتقييم، والتدخل، والتدريس، والبحوث المحدودة، والإحصاءات، والامتثال للمتطلبات القانونية.
• لن نجمع معلومات منك بشكل غير مباشر (على سبيل المثال، من العائلة أو غيرهم من المهنيين) إلا إذا كان ذلك ضروريًا لتزويدك بالرعاية الصحية، وبموافقتك، سواء كانت ضمنية أو صريحة، أو إذا كان القانون يسمح لنا بذلك.

 كيف نستخدم معلوماتك؟

 يتم توفير معلوماتك لموظفي Mind Forward لتقديم الخدمات لك.

• موظفونا مدربون ويدركون أن معلوماتك خاصة ولا يمكن استخدامها أو الوصول إليها إلا لرعايتك أو للقيام بأنشطتنا الرئيسية.
• إذا احتجنا إلى استخدام معلوماتك لأي غرض آخر غير أنشطتنا الرئيسية، فسوف نطلب دائمًا إذنك للقيام بذلك.
• ما لم نحصل على موافقتك الصريحة لاستخدام معلوماتك لأغراض البحث، لن يتم استخدام معلوماتك في الأبحاث إلا إذا التزمت الوكالة والباحث باللوائح الصارمة المنصوص عليها في قانون حماية المعلومات الصحية الشخصية (PHIPA).
• في بعض الأحيان، قد يطلب القانون من Mind Forward الكشف عن معلوماتك، مثل الكشف عنها إلى جمعية مساعدة الأطفال عندما تجري تحقيقاتها. لن تكشف Mind Forward عن معلوماتك إلا إذا طلب القانون منا ذلك.

 متى سنكشف عن معلوماتك؟

 ما لم توجهنا بعدم القيام بذلك، ستقوم Mind Forward بما يلي:

• الكشف عن معلوماتك لمقدمي الرعاية الصحية الآخرين في "دائرة الرعاية" الخاصة بك الذين يحتاجون إلى معرفة هذه المعلومات لتقديم الرعاية لك أو للمساعدة في تقديم الرعاية لك. قد تشمل "دائرة الرعاية" متخصصين في الرعاية الصحية من خارج Mind Forward، مثل الأطباء النفسيين والأطباء النفسيين والممرضين الممارسين و Ontario Health at Home ومقدمي الخدمات المنزلية الذين يقدمون لك خدمات الرعاية الصحية.
• الكشف عن معلومات العملاء لأغراض الإدارة وإنفاذ مختلف القوانين من قبل الكليات المهنية والهيئات التنظيمية الأخرى.

 الحصول على موافقتك

 قد تكون موافقتك على قيامنا بجمع معلوماتك أو استخدامها أو الكشف عنها ضمنية أو صريحة.

 سنطلب دائمًا موافقتك الصريحة في الحالات التالية:

• نحن نكشف معلوماتك لشخص ليس من HIC (على سبيل المثال، المدرسة، صاحب العمل، المحامي، إلخ).
• نحن نكشف معلوماتك إلى HIC، ولكن لأغراض أخرى غير توفير الرعاية الصحية لك (على سبيل المثال، طبيب يعمل لدى شركة تأمين). الموافقة الصريحة تعني إذنًا شفهيًا أو كتابيًا محددًا لجمع المعلومات أو استخدامها أو الكشف عنها.

2. عندما نقوم بجمع أو استخدام أو الكشف عن معلومات صحية شخصية لأغراض الرعاية الصحية، يسمح لنا القانون عادة بالاعتماد على الموافقة الضمنية، حيث تسمح لنا الظروف المحيطة باتخاذ قرار معقول بأنك ستوافق على جمع أو استخدام أو الكشف عن هذه المعلومات.
3. يمكنك حجب أو سحب موافقتك في أي وقت. إذا اعتقدنا أن سحب أو تقييد الموافقة قد يضر برعايتك، فسوف نخبرك بذلك، وقد نضطر أيضًا إلى إبلاغ أعضاء آخرين في دائرة الرعاية الخاصة بك الذين يطلبون سجلاتك بأننا غير قادرين على توفير سجلك الكامل.
4. يمكنك تقديم تعليمات صريحة (مكتوبة) بعدم استخدام أو الكشف عن معلومات معينة. سيتمكن مسؤول الخصوصية أو أي من أخصائيي الصحة العقلية الذين يعملون معك من مساعدتك في هذه العملية.
5. في حالات محدودة، قد نقوم بجمع أو استخدام أو الكشف عن معلوماتك الشخصية دون موافقتك، إذا كان ذلك مطلوبًا أو مسموحًا به بموجب القانون. على سبيل المثال، تتطلب بعض القوانين الكشف عن معلوماتك، مثل قانون الطب الشرعي وقانون الإحصاءات الحيوية.

 لا تكون الموافقة صالحة إلا إذا تم الحصول عليها من شخص قادر على ذلك. لكي تكون قادراً على الموافقة، يجب أن تكون قادراً على فهم المعلومات ذات الصلة بالقرار وعواقب إعطاء الموافقة أو حجبها أو سحبها. إذا تبين أنك غير قادر على اتخاذ قرارات بشأن معلوماتك الصحية المحمية (PHI)، فسوف نحصل على موافقة من الشخص الذي يحل محلك في اتخاذ القرارات، وفقاً لما ينص عليه القانون.

 الاحتفاظ بمعلوماتك والتخلص منها

 تحتفظ Mind Forward بمعلوماتك في الوكالة أو في مقرها بطريقة آمنة وستحتفظ بها طالما كان ذلك ضروريًا لتحقيق الأغراض التي تم جمعها من أجلها، أو وفقًا لما يقتضيه القانون.

 تطبق Mind Forward سياسة تتعلق بحفظ السجلات وتدميرها في المؤسسة. تحدد هذه السياسة فترات الحفظ الدنيا والقصوى وتلتزم بالقوانين المعمول بها التي تحكم حفظ المعلومات (أي 10 سنوات).

دقة معلوماتك

تتخذ Mind Forward خطوات معقولة لضمان أن تكون معلوماتك دقيقة وكاملة ومحدثة حسب الضرورة عند جمعها. نتخذ خطوات معقولة لضمان أن تكون أي معلومات يتم الكشف عنها بشكل روتيني للآخرين بموجب هذه السياسة دقيقة وكاملة ومحدثة، وسيتم الإشارة إلى هذه الحقيقة في وقت الاستخدام أو الكشف.

أمن معلوماتك

المعلومات الخاصة بك الموجودة في عهدتنا محمية بواسطة إجراءات أمنية مصممة لحماية معلوماتك من الضياع أو السرقة أو الوصول غير المصرح به أو الكشف أو النسخ أو الاستخدام أو الجمع أو التعديل أو التخلص منها.

تتضمن بعض الخطوات التي نتخذها لحماية معلوماتك ما يلي:

1. التدابير المادية:

• حماية المبنى بقفل وجهاز إنذار
• قفل المكاتب التي تحتوي على معلومات صحية محمية
• تخزين المعلومات الصحية المحمية في خزائن مغلقة ومقاومة للحريق

2. التدابير الإدارية:

• إنشاء وتنفيذ العمليات والإجراءات الداخلية المتعلقة بالأمن
• تدريب الموظفين على مسؤولياتهم في مجال الخصوصية
• مراقبة الطابعات وأجهزة الفاكس، والتأكد من حفظها في أماكن آمنة
• تدقيق المعلومات وممارسات الأمن لضمان امتثال السياسات لقانون حماية المعلومات الصحية (PHIPA)
• إبرام عقود مع أطراف خارجية لضمان سرية المعلومات الصحية المحمية (PHI)

3. التدابير الفنية:

• طلب كلمات مرور فردية معقدة للوصول إلى أجهزة الكمبيوتر
• استخدام المصادقة متعددة العوامل للوصول إلى مواقع تخزين البيانات الإلكترونية
• الطابعات/أجهزة الفاكس – يتم تأمين المطبوعات والفاكسات عن طريق حفظ المستند في صندوق بريد آمن على الطابعات المشتركة حتى يقوم المستخدم بإدخال رمز مرور لطباعة المستند.
• تشفير المعلومات الصحية المحمية المخزنة في صيغ إلكترونية
• ضمان أن برامج مكافحة الفيروسات والجدار الناري وتدابير الأمان محدثة ومطبقة على جميع أجهزة الكمبيوتر التي تحتفظ بمعلومات صحية محمية.

يدرك موظفونا (الموظفون والمديرون والطلاب وأعضاء الطاقم المهني) أهمية الحفاظ على سرية معلوماتك. كشرط للتوظيف أو الارتباط بـ Mind Forward، يتعين على جميع الموظفين التوقيع على اتفاقية سرية.

الاستجابة لانتهاك الخصوصية

في حالة حدوث انتهاك للخصوصية، ستبذل Mind Forward كل جهد معقول لاحتواء الانتهاك، بما في ذلك تحديد موقع واسترداد جميع المعلومات الصحية المحمية (PHI) خارج نطاق سيطرتنا، وكذلك التأكد مما إذا كانت هناك معلومات صحية محمية أخرى معرضة لخطر الكشف.

ثم سنتخذ جميع الخطوات اللازمة لتقليل احتمالات حدوث انتهاك مماثل في المستقبل.

سنقوم بإخطارك في أول فرصة معقولة في حالة فقدان معلوماتك أو سرقتها أو تعرضها للوصول غير المصرح به أو الكشف أو النسخ أو الاستخدام أو التعديل.

كيفية الوصول إلى معلوماتك

يمكنك طلب الوصول إلى أي سجلات تحت حراسة أو سيطرة Mind Forward تحتوي على معلوماتك عن طريق الاتصال أو الكتابة إلى مسؤول الخصوصية لدينا. تتوفر إرشادات معالجة هذه الطلبات عند الطلب. ستتلقى ردًا أوليًا من مسؤول الخصوصية في غضون 30 يومًا من استلام طلبك، وردًا كاملاً في غضون 60 يومًا من استلام الطلب.

حقك في الوصول إلى معلوماتك ليس مطلقًا. قد نرفض الوصول في الحالات التالية:

• رفض الوصول مطلوب أو مصرح به بموجب القانون
• الطلب تافه أو مزعج أو سيئ النية

إذا رفض مسؤول الخصوصية منحك حق الوصول إلى سجلاتك، فسيتم تزويدك بالسبب عند الرفض؛ كما سيتم إخطارك بحقك في تقديم شكوى إلى مفوض المعلومات والخصوصية في أونتاريو (IPC).

قد تفرض Mind Forward عليك رسومًا معقولة (بناءً على استرداد التكاليف) مقابل نسخ معلوماتك. سيتم إخطارك بأي رسوم قبل نسخ معلوماتك.

تصحيح المعلومات الصحية الشخصية

وفقًا للظروف، يحق لك طلب تصحيح سجل المعلومات الصحية المحمية (PHI) الموجودة في عهدتنا أو تحت سيطرتنا. يمكن تقديم هذا الطلب عن طريق تقديم طلب كتابي إلى مسؤول الخصوصية. سنرد على جميع طلبات التصحيح في غضون 30 يومًا من استلامها، على الرغم من أننا قد نحتاج إلى مزيد من الوقت للرد في بعض الحالات.  إذا وافقنا على طلب التصحيح، فسوف نبذل قصارى جهدنا لتسجيل المعلومات الصحيحة في السجل وشطب المعلومات غير الصحيحة، دون محوها. قد يتم رفض طلب التصحيح في الحالات التالية:

• نحن غير راضين عن عدم اكتمال السجل أو عدم دقته للأغراض التي تم تسجيل المعلومات من أجلها.
• يتكون الطلب من سجل لم يتم إنشاؤه في الأصل بواسطة Mind Forward، ولا نمتلك المعرفة أو الخبرة أو الصلاحية الكافية لتصحيح السجل.
• يتكون الطلب من رأي أو ملاحظة مهنية قدمها أحد المهنيين أو الموظفين بحسن نية.
• الطلب تافه أو مزعج أو مقدم بسوء نية

إذا رفضنا إجراء التصحيح المطلوب، فسوف نقدم أسبابًا مكتوبة لذلك.

الامتثال لسياسات الخصوصية

يتعين على جميع موظفي Mind Forward معرفة سياسات الخصوصية الخاصة بنا والالتزام بها، وأي خرق لهذه السياسات سيخضع لإجراءات صارمة.

لا يجوز للموظفين استخدام معلوماتك إلا وفقًا لما تسمح به Mind Forward، وضمن الحدود القانونية. يجب على الموظفين إخطار مسؤول الخصوصية في أول فرصة معقولة في حالة فقدان معلوماتك أو سرقتها أو الوصول إليها دون إذن.

كيفية الاتصال بنا

يرجى توجيه أي أسئلة أو استفسارات تتعلق بمعلومات أو ممارسات Mind Forward إلى مسؤول الخصوصية. سنقوم بالرد على جميع الأسئلة وسنحقق على الفور في أي استفسارات تثيرها. إذا تم إثارة مشكلة وتبين أنها لها ما يبررها، فسنتخذ جميع التدابير المناسبة، بما في ذلك الإجراءات التأديبية أو تعديل ممارساتنا.

مسؤول الخصوصية في MIND FORWARD

أشلي بود
مدير أول، الخدمات السريرية
مسؤول الخصوصية
مسؤول: 905 949 4411 تحويلة 240
مباشر: 905 302 3423
فاكس: 905 949 4019
[email protected]

مفوض المعلومات والخصوصية في أونتاريو

على الرغم من أننا نبذل قصارى جهدنا لتوفير حل ودي لجميع المخاوف المتعلقة بالخصوصية، فإن قانون حماية المعلومات الشخصية والخصوصية (PHIPA) يمنح الأفراد الحق في تقديم شكوى إلى مفوض المعلومات والخصوصية في أونتاريو. 

مفوض المعلومات والخصوصية في أونتاريو
2 Bloor St. East
Suite 1400
Toronto, ON. M4W 1A8
هاتف: 416 326 3333
رقم مجاني: 1 800 387 0073
TTY: 416 325 7539