سياسة الخصوصية

تدرك خدمات مايند فورورد لخدمات إصابات الدماغ حساسية معلوماتك الصحية الشخصية. يوضح كتيب الخصوصية هذا كيفية إدارتنا لمعلوماتك وحماية خصوصيتك.

 فيبا هو القانون

اعتبارًا من 1 نوفمبر 2004، يجب على أي مؤسسة رعاية صحية أو ممارس في أونتاريو يقوم بجمع المعلومات الصحية الشخصية أو استخدامها أو الكشف عنها الامتثال لقانون حماية المعلومات الصحية الشخصية (PHIPA) لعام 2004. 

 أعدت مايند فورورد هذا الكتيب لتزويدك بوصف موجز لسياسات الخصوصية لدينا. سيكون من دواعي سرور مسؤول الخصوصية لدينا الإجابة عن أي أسئلة قد تكون لديكم.

 التعريفات

في جميع أجزاء هذا المستند، نشير إلى القانون باسم "PHIPA"، ونشير إلى معلوماتك الصحية الشخصية كما هو معرّف في قانون PHIPA باسم "PHI" أو "المعلومات". وهي المعلومات التعريفية التي تشير إلى صحتك البدنية أو العقلية، بما في ذلك تاريخك وتاريخ عائلتك الصحي.

 يشير قانون حماية المعلومات الصحية الأولية إلى المهنيين الصحيين والمؤسسات والوكالات الصحية التي تحتفظ بالمعلومات الصحية الأولية باسم "أمناء المعلومات الصحية". في هذه الوثيقة، نشير إلى ذلك باسم "أمين المعلومات الصحية" أو "أمين الحفظ". تُعرّف Mind Forward بأنها "أمين المعلومات الصحية"، وهي مسؤولة عن المعلومات الصحية الشخصية التي نجمعها ونستخدمها ونحتفظ بها ونفصح عنها، كما هو موضح في هذا الكتيب.

 "الموافقة الصريحة" تعني الإذن الذي حصلنا عليه منك على وجه التحديد. "الموافقة الضمنية" تعني أننا استنتجنا من الظروف المحيطة بأنك ستوافق على جمع معلوماتك الصحية الشخصية أو استخدامها أو الإفصاح عنها.

 ما هي المعلومات التي نجمعها منك؟

سوف نطلب منك أو من صانع القرار البديل (SDM) الخاص بك تزويدنا بأي معلومات عنك وعن عائلتك التي نحتاجها لتوفير الرعاية الصحية لك.

• سنقوم بجمع المعلومات منك أو من آلية التنمية المستدامة الخاصة بك من أجل أنشطتنا الرئيسية، والتي تشمل: الاستشارة والتقييم والتدخل والتدريس والبحث المحدود والإحصاءات والامتثال للمتطلبات القانونية.
• سنقوم بجمع المعلومات منك بشكل غير مباشر (على سبيل المثال، من العائلة أو المهنيين الآخرين) فقط إذا كان ذلك ضروريًا لتزويدك بالرعاية الصحية، أو بموافقتك، سواء كانت ضمنية أو صريحة، أو إذا كان القانون يسمح لنا بذلك.

 كيف نستخدم معلوماتك؟

يتم توفير معلوماتك لموظفي Mind Forward لتقديم الخدمات لك.

• إن موظفينا مدربون ويدركون أن معلوماتك خاصة ولا يمكن استخدامها أو الوصول إليها إلا لرعايتك أو تنفيذ أنشطتنا الرئيسية.
• إذا احتجنا إلى استخدام معلوماتك لأي غرض آخر غير أنشطتنا الرئيسية، فسوف نطلب دائمًا إذنك للقيام بذلك.
• ما لم نحصل على موافقتك الصريحة على استخدام معلوماتك لأغراض البحث، لن يتم استخدام معلوماتك في البحث إلا إذا تم اتباع الإجراءات الصارمة في قانون حماية خصوصية المعلومات الشخصية للوكالة والباحث.
• في بعض الأحيان، قد يتطلب القانون من "مايند فورورد" الإفصاح عن معلوماتك، مثل جمعية مساعدة الأطفال عندما يحققون في الأمر. لن تفصح مايند فورورد عن معلوماتك إلا إذا كان القانون يتطلب منا ذلك.

 متى سنقوم بالإفصاح عن معلوماتك؟

 ما لم تأمرنا بعدم القيام بذلك، فإن "مايند فورورد" ستفعل ذلك:

• الإفصاح عن معلوماتك لمقدمي الرعاية الصحية الآخرين في "دائرة الرعاية" الذين يحتاجون إلى معرفة هذه المعلومات لتزويدك بالرعاية أو للمساعدة في توفير الرعاية لك. قد تشمل "دائرة الرعاية" أخصائيي الرعاية الصحية خارج مايند فورورد، مثل الأخصائي النفسي، والطبيب النفسي، والممرضات الممارسات، ومقدمي الرعاية الصحية في أونتاريو في المنزل ومقدمي الخدمات المنزلية الذين يقدمون لك خدمات الرعاية الصحية.
• الإفصاح عن معلومات العميل لإدارة وإنفاذ مختلف القوانين من قبل الكليات المهنية والهيئات التنظيمية الأخرى.

 الحصول على موافقتك

 قد تكون موافقتك على جمع معلوماتك أو استخدامها أو الإفصاح عنها ضمنيًا أو صريحًا.

 سنطلب دائمًا موافقتك الصريحة عندما:

• نحن نفصح عن معلوماتك لشخص ليس من مركز معلومات الإسكان (على سبيل المثال، مدرسة، صاحب عمل، محامٍ، إلخ).
• نحن نفصح عن معلوماتك إلى شركة تأمين صحي، ولكن لأغراض أخرى غير توفير الرعاية الصحية لك (على سبيل المثال، طبيب يعمل لدى شركة تأمين). الموافقة الصريحة تعني موافقة شفهية أو خطية محددة لجمع المعلومات أو استخدامها أو الإفصاح عنها.

2. عندما نقوم بجمع المعلومات الصحية الشخصية أو استخدامها أو الإفصاح عنها لأغراض الرعاية الصحية، يسمح لنا القانون عادةً بالاعتماد على الموافقة الضمنية، حيث تسمح لنا الظروف المحيطة باتخاذ قرار معقول بأنك ستوافق على جمع المعلومات الصحية الشخصية أو استخدامها أو الإفصاح عنها.
3. يمكنك حجب موافقتك أو سحبها في أي وقت. إذا اعتقدنا أن سحب الموافقة أو الحد منها قد يضر برعايتك، فسنخبرك، وقد نضطر أيضًا إلى إبلاغ الأعضاء الآخرين في دائرة الرعاية الخاصة بك الذين يطلبون سجلاتك بأننا غير قادرين على توفير سجلك الكامل.
4. يمكنك تقديم تعليمات صريحة (مكتوبة) بعدم استخدام معلومات محددة أو الإفصاح عنها. سيتمكن مسؤول الخصوصية أو أي من أخصائيي الصحة النفسية الذين يعملون معك من مساعدتك في هذه العملية.
5. في حالات محدودة، قد نجمع معلوماتك الشخصية أو نستخدمها أو نكشف عنها دون موافقتك التي يتطلبها القانون أو يسمح بها. على سبيل المثال، تتطلب بعض القوانين الكشف عن معلوماتك مثل قانون الطب الشرعي وقانون الإحصاءات الحيوية.

 لا تكون الموافقة صالحة إلا إذا تم الحصول عليها من شخص قادر. لكي تكون قادرًا على الموافقة، يجب أن تكون قادرًا على فهم المعلومات ذات الصلة بالقرار وعواقب إعطاء الموافقة أو حجبها أو سحبها. إذا تبين أنك غير قادر على اتخاذ القرارات المتعلقة بمعلوماتك الصحية الشخصية، فسوف نحصل على الموافقة من الشخص البديل لصانع القرار البديل، على النحو الذي يحدده القانون.

 الاحتفاظ بمعلوماتك والتخلص منها

تحتفظ Mind Forward بمعلوماتك في الوكالة أو في مقرها بطريقة آمنة وستحتفظ بها طالما كان ذلك ضروريًا لتحقيق الأغراض التي جُمعت من أجلها، أو وفقًا لما يقتضيه القانون.

 لدى Mind Forward سياسة معمول بها لمعالجة الاحتفاظ بالسجلات وإتلافها في المنظمة. وتحدد هذه السياسة الحد الأدنى والحد الأقصى لفترات الاحتفاظ بالسجلات وتمتثل للقوانين المعمول بها التي تحكم الاحتفاظ بالمعلومات (أي 10 سنوات).

دقة معلوماتك

تتخذ "مايند فورورد" خطوات معقولة للتأكد من أن معلوماتك دقيقة وكاملة ومحدثة عند جمعها. نتخذ خطوات معقولة للتأكد من أن أي معلومات يتم الإفصاح عنها بشكل روتيني للآخرين بموجب هذه السياسة دقيقة وكاملة ومحدثة، وسيتم الإشارة إلى هذه الحقيقة وقت الاستخدام أو الإفصاح.

أمان معلوماتك

إن معلوماتك الموجودة في عهدتنا محمية بضمانات أمنية مصممة لحماية معلوماتك من الفقدان والسرقة والوصول غير المصرح به أو الإفصاح أو النسخ أو الاستخدام أو الجمع أو التعديل أو التخلص منها.

تتضمن بعض الخطوات التي نتخذها لحماية معلوماتك ما يلي:

1. التدابير المادية:

• حماية المبنى بواسطة قفل وجهاز إنذار
• إقفال المكاتب التي تحتوي على معلومات صحية شخصية شخصية (PHI)
• تخزين المعلومات الصحية الشخصية في خزائن حفظ الملفات المغلقة المقاومة للحريق

2. التدابير الإدارية:

• إنشاء وتنفيذ العمليات والإجراءات الداخلية المتعلقة بالأمن
• تدريب الموظفين فيما يتعلق بمسؤوليات الخصوصية
• مراقبة الطابعات وأجهزة الفاكس، والتأكد من الاحتفاظ بها في أماكن آمنة
• تدقيق المعلومات والممارسات الأمنية لضمان امتثال السياسات لقانون حماية خصوصية المعلومات الشخصية وحماية البيانات الشخصية
• إبرام عقود مع أطراف خارجية لضمان سرية المعلومات الصحية الشخصية (PHI)

3. التدابير التقنية:

• اشتراط كلمات مرور فردية معقدة للوصول إلى أجهزة الكمبيوتر
• استخدام المصادقة متعددة العوامل للوصول إلى مواقع تخزين البيانات الإلكترونية
• الطابعات / الفاكسات - يتم تأمين المطبوعات والفاكسات عن طريق حفظ المستند في صندوق بريد آمن على الطابعات المشتركة حتى يقوم المستخدم بإدخال رمز مرور لطباعة المستند
• تشفير المعلومات الصحية الشخصية الشخصية المخزنة في تنسيقات إلكترونية
• التأكد من أن تدابير مكافحة الفيروسات وجدار الحماية والتدابير الأمنية محدثة ومطبقة على جميع أجهزة الكمبيوتر التي تحتفظ بمعلومات صحية شخصية (PHI)

يدرك موظفونا (الموظفون والمديرون والطلاب والموظفون المهنيون) أهمية الحفاظ على سرية معلوماتك. وكشرط للتوظيف أو الارتباط مع مايند فورورد، يُطلب من جميع الموظفين التوقيع على اتفاقية السرية.

الاستجابة لانتهاك الخصوصية

في حالة حدوث انتهاك للخصوصية، ستبذل Mind Forward كل جهد معقول لاحتواء الانتهاك، والذي يتضمن تحديد موقع جميع المعلومات الصحية الشخصية خارج نطاق سيطرتنا واسترجاعها، بالإضافة إلى التأكد مما إذا كانت المعلومات الصحية الشخصية الأخرى معرضة لخطر التعرض للخطر.

سنتخذ بعد ذلك أي خطوات ضرورية لتقليل فرص حدوث خرق مماثل في المستقبل.

سنقوم بإخطارك في أول فرصة معقولة في حالة فقدان معلوماتك أو سرقتها أو تعرضها للوصول غير المصرح به أو الكشف عنها أو نسخها أو استخدامها أو تعديلها.

كيفية الوصول إلى معلوماتك

يمكنك طلب الوصول إلى أي سجلات في عهدة مايند فورورد أو تحت سيطرتها تحتوي على معلوماتك عن طريق الاتصال أو الكتابة إلى مسؤول الخصوصية لدينا. تتوفر الإرشادات الخاصة بمعالجة هذه الطلبات عند الطلب. ستتلقى ردًا أوليًا من مسؤول الخصوصية خلال 30 يومًا من استلام طلبك، وردًا كاملاً خلال 60 يومًا من استلام الطلب.

حقك في الوصول إلى معلوماتك ليس مطلقًا. قد نرفض الوصول إلى معلوماتك عندما:

• الحرمان من الوصول مطلوب أو مصرح به بموجب القانون
• أن يكون الطلب تافهًا أو كيدًا أو بسوء نية

في حالة رفض مسؤول الخصوصية وصولك إلى سجلاتك، سيتم تقديم سبب الرفض في وقت الرفض؛ كما سيتم إخطارك بحقك في تقديم شكوى إلى مفوض المعلومات والخصوصية في أونتاريو (IPC).

قد تفرض عليك Mind Forward رسومًا معقولة (على أساس استرداد التكلفة) مقابل نسخ معلوماتك. سيتم إخطارك بأي رسوم قبل إجراء نسخ من معلوماتك.

تصحيح المعلومات الصحية الشخصية

وفقًا للظروف، يحق لك طلب تصحيح سجل معلوماتك الصحية الشخصية الموجودة في عهدتنا أو تحت سيطرتنا. يمكن تقديم مثل هذا الطلب من خلال تقديم طلب مكتوب إلى مسؤول الخصوصية. سنقدم ردًا على جميع طلبات التصحيح في غضون 30 يومًا من تاريخ الاستلام، على الرغم من أننا قد نطلب وقتًا إضافيًا لتقديم الرد في ظروف معينة. في حالة موافقتنا على طلب التصحيح، سنبذل قصارى جهدنا لتسجيل المعلومات الصحيحة في السجل وشطب المعلومات غير الصحيحة، دون طمسها. قد يتم رفض طلب التصحيح في الحالات التالية

• نحن غير مقتنعين بأن السجل غير مكتمل أو غير دقيق للأغراض التي تم تسجيل المعلومات من أجلها
• يتألف الطلب من سجل لم يتم إنشاؤه في الأصل من قبل Mind Forward، وليس لدينا ما يكفي من المعرفة أو الخبرة أو السلطة لتصحيح السجل
• يتألف الطلب من رأي أو ملاحظة مهنية أبداها أحد المهنيين أو الموظفين بحسن نية
• أن يكون الطلب تافهًا أو كيدًا أو مقدمًا بسوء نية

إذا رفضنا إجراء التصحيح المطلوب، فسيتم تقديم أسباب كتابية لذلك.

الامتثال لسياسات الخصوصية

يُطلب من جميع موظفي Mind Forward معرفة سياسات الخصوصية الخاصة بنا والامتثال لها، مع إخضاع أي خرق للسياسة لإجراءات هامة.

لا يجوز للموظفين استخدام معلوماتك إلا على النحو المسموح به من قبل Mind Forward، وفي حدود القيود القانونية. يجب على الموظفين إبلاغ مسؤول الخصوصية في أول فرصة معقولة في حالة فقدان معلوماتك أو سرقتها أو الوصول إليها دون إذن.

كيفية التواصل معنا

يرجى توجيه أي أسئلة أو مخاوف فيما يتعلق بمعلومات أو ممارسات Mind Forward إلى مسؤول الخصوصية. سنجيب على جميع الأسئلة وسنحقق على الفور في أي مخاوف تثيرها. إذا أثيرت أي مشكلة يتبين أن لها ما يبررها، فسوف نتخذ جميع التدابير المناسبة، بما في ذلك الإجراءات التأديبية أو تعديل ممارساتنا.

مسؤول خصوصية العقل إلى الأمام

آشلي بود
مدير أول، الخدمات السريرية
مسؤول الخصوصية
مسؤول الخصوصية 905 949 949 4411 تحويلة 240
مباشر: 905 302 3423
فاكس: 905 949 4019
[email protected]

مفوض المعلومات والخصوصية في أونتاريو

على الرغم من أننا نبذل قصارى جهدنا لتوفير حل ودي لجميع المخاوف المتعلقة بالخصوصية، إلا أن قانون حماية خصوصية المعلومات والخصوصية في أونتاريو يمنح الأفراد الحق في تقديم شكوى إلى مفوض المعلومات والخصوصية في أونتاريو. 

مفوض المعلومات والخصوصية في أونتاريو
2 شارع بلور إيست
جناح 1400
تورونتو، أونتاريو. M4W 1A8
الهاتف: 416 326 326 3333 3333
الرقم المجاني: 1 800 387 0073 0073
الهاتف: 416 325 7539