隐私政策

前瞻脑损伤服务机构深知您的个人健康信息具有高度敏感性。本隐私手册阐述了我们如何管理您的信息并保障您的隐私安全。

 PHIPA是法律

 自2004年11月1日起，安大略省任何收集、使用或披露个人健康信息的医疗机构或从业人员，均须遵守《2004年个人健康信息保护法》（PHIPA）。 

 Mind Forward特此编制本手册，旨在向您简要说明我们的隐私政策。我们的隐私事务专员将乐意解答您的任何疑问。

 定义

 在本文件中，我们将该法律称为"PHIPA"，并将PHIPA定义的您的个人健康信息称为"PHI"或"信息"。此类信息可识别您的身份，涉及您的身体或心理健康状况，包括您及您家人的健康史。

 PHIPA将持有个人健康信息的医疗专业人员、机构及组织称为"健康信息保管人"。本文档中，我们将此类主体简称为"HIC"或"保管人"。Mind Forward被定义为健康信息保管人，并负责本手册所述范围内所收集、使用、维护及披露的个人健康信息。

 “明示同意”指我们已从您处获得的明确许可。“默示同意”指我们根据相关情况推断您将同意我们收集、使用或披露您的个人健康信息。

 我们收集您的哪些信息？

 我们将要求您或您的替代决策人（SDM）向我们提供任何关于您及您家人的信息，这些信息是我们为您提供医疗保健所必需的。

• 我们将从您或您的法定代表人处收集信息，用于开展主要活动，包括：咨询、评估、干预、教学、有限研究、统计以及遵守法律要求。
• 我们仅在以下情况下才会间接收集您的信息（例如通过家人或其他专业人士）：为向您提供医疗保健服务所必需时；获得您明示或默示的同意时；或法律允许我们这样做时。

 我们如何使用您的信息？

 您的信息将提供给Mind Forward工作人员，以便为您提供服务。

• 我们的员工经过培训，深知您的信息属于隐私范畴，仅可用于为您提供护理或开展我们的核心业务活动。
• 若我们需要将您的信息用于除主要业务活动以外的其他目的，我们始终会事先征得您的同意。
• 除非我们获得您明确同意将您的信息用于研究目的，否则只有当本机构和研究人员均遵循《安大略省健康信息保护法》规定的严格流程时，您的信息才会用于研究。
• 在某些情况下，法律可能要求Mind Forward披露您的信息，例如在儿童援助协会进行调查时。Mind Forward仅在法律要求时才会披露您的信息。

 我们何时会披露您的信息？

 除非您指示我们不要这样做，否则Mind Forward将：

• 向您“护理圈”中其他需要知悉该信息以向您提供护理或协助提供护理的医疗保健提供者披露您的信息。“护理圈”可能包含Mind Forward以外的医疗保健专业人员，例如为您提供医疗保健服务的心理学家、精神科医生、执业护士、安大略省居家健康服务机构及家庭服务提供者。
• 为专业学院及其他监管机构执行各类法案之行政与执法工作，披露客户信息。

 获取您的同意

 您对我们收集、使用或披露您信息的同意可以是默示的，也可以是明示的。

 在以下情况下，我们始终会征得您的明确同意：

• 我们正在向非HIC人员披露您的信息（例如学校、雇主、律师等）。
• 我们正在向医疗保健信息中心披露您的信息，但目的并非为您提供医疗服务（例如，为保险公司工作的医生）。明确同意指针对信息收集、使用或披露的具体口头或书面授权。

2. 在为医疗保健目的收集、使用或披露个人健康信息时，法律通常允许我们依据默示同意行事——即当周边情境使我们能够合理判断您会同意该收集、使用或披露行为时。
3. 您可随时撤回或撤销您的同意。若我们认为撤回或限制同意可能影响您的护理质量，我们将告知您，同时可能需要通知您护理圈中其他要求获取您病历的成员，说明我们无法提供完整的病历记录。
4. 您可以提供明确的书面指示，要求不得使用或披露特定信息。隐私事务专员或任何与您合作的心理健康专业人员均可协助您完成此流程。
5. 在有限的情况下，我们可能在法律要求或允许的情况下，未经您同意而收集、使用或披露您的个人信息。例如，《验尸官法》和《生命统计法》等法律要求披露您的信息。

 同意仅在获得具备行为能力者同意时方为有效。具备同意能力者必须能够理解与决策相关的信息，以及给予、拒绝或撤回同意的后果。若经判定您无能力就个人健康信息作出决策，我们将依法向您的法定代理决策人获取同意。

 保留与处置您的信息

 Mind Forward以安全方式在机构或其场所内保存您的信息，并将根据收集目的所需或法律要求的时间期限予以保留。

 Mind Forward已制定政策以规范组织内部记录的保存与销毁事宜。该政策明确了记录的最短与最长保存期限，并符合信息保存的相关法律要求（例如10年）。

您信息的准确性

Mind Forward采取合理措施确保在收集时您的信息尽可能准确、完整且最新。我们采取合理措施确保根据本政策例行向他人披露的任何信息均准确、完整或最新，此情况将在使用或披露时予以说明。

您的信息安全

我们保管的您的信息受到安全保障措施的保护，旨在防止信息丢失、被盗以及未经授权的访问、披露、复制、使用、收集、修改或处置。

我们为保护您的信息所采取的措施包括：

1. 物理措施：

• 通过锁具和警报系统保护场所
• 锁定存放个人健康信息（PHI）的办公室
• 将个人健康信息存放在防火的锁定文件柜中

2. 行政管理措施：

• 制定并实施内部安全操作规程
• 对员工进行隐私责任培训
• 监控打印机和传真机，确保其存放于安全区域
• 审核信息与安全措施，确保政策符合《安大略省健康信息保护法》（PHIPA）
• 与外部方签订合同以确保个人健康信息的保密性

3. 技术措施：

• 要求使用复杂的个性化密码访问计算机
• 采用多因素认证访问电子数据存储位置
• 打印机/传真机——打印件和传真通过将文档保存至共享打印机上的安全邮箱来保障安全，用户需输入密码才能打印文档。
• 对以电子格式存储的个人健康信息进行加密
• 确保所有存储个人健康信息（PHI）的计算机均已安装并更新了最新的防病毒软件、防火墙及其他安全措施。

我们的全体人员（包括员工、董事、学生及专业人员）深知保护您信息机密的重要性。作为与Mind Forward建立雇佣或合作关系的条件，所有人员均须签署保密协议。

应对隐私泄露事件

若发生隐私泄露事件，Mind Forward将采取一切合理措施控制事态，包括追踪并收回所有脱离我们控制范围的个人健康信息（PHI），同时确认其他个人健康信息是否存在泄露风险。

我们将采取一切必要措施，最大限度降低未来发生类似违规行为的可能性。

若您的信息发生丢失、被盗或遭受未经授权的访问、披露、复制、使用或修改，我们将尽快通知您。

如何访问您的信息

您可以通过致电或致函我们的隐私官，申请查阅Mind Forward保管或控制下包含您信息的任何记录。相关申请处理指南可应要求提供。隐私官将在收到申请后30天内给予初步答复，并在收到申请后60天内提供完整答复。

您访问信息的权利并非绝对。在以下情况下，我们可能拒绝访问：

• 法律要求或授权拒绝访问
• 该请求属于无理取闹、恶意骚扰或不诚实的行为。

若隐私事务专员拒绝您查阅记录的请求，将在拒绝时说明理由；同时您将获知有权向安大略省信息与隐私专员（IPC）提出申诉。

Mind Forward可能就您信息的复印收取合理费用（基于成本回收原则）。在复印您的信息前，我们将告知您相关费用。

个人健康信息的更正

根据具体情况，您有权要求更正我们保管或控制的个人健康信息记录。此类请求可通过向隐私官提交书面申请提出。我们将在收到更正请求后30天内予以答复，但在某些情况下可能需要额外时间处理。  若我们同意更正请求，将竭力在记录中登记正确信息，并划掉错误信息（但不将其抹除）。在下列情形下，更正请求可能被拒绝：

• 我们不认为该记录在信息记录目的方面存在不完整或不准确的情况。
• 该请求涉及一条非由Mind Forward原始创建的记录，我们缺乏足够的知识、专业能力或权限来修正该记录。
• 该请求包含专业人员或职员基于善意所作的专业意见或观察。
• 该请求属于无理取闹、蓄意刁难或恶意提出。

若我们拒绝作出所要求的更正，将提供书面理由说明。

遵守隐私政策

所有Mind Forward员工必须知晓并遵守我们的隐私政策，任何违反政策的行为都将受到严厉处分。

员工仅可在Mind Forward许可范围内且在法律允许的限制下使用您的信息。若您的信息发生丢失、被盗或遭未经授权访问的情况，员工必须在首次合理机会时立即通知隐私官。

如何联系我们

如对Mind Forward的信息或操作有任何疑问或顾虑，请联系隐私事务官。我们将解答所有问题，并及时调查您提出的任何顾虑。若发现问题确有依据，我们将采取一切适当措施，包括纪律处分或修改操作规范。

MIND FORWARD的隐私官

艾希莉·巴德
临床服务高级经理
隐私官
办公室电话：905 949 4411 转 240
直接电话：905 302 3423
传真：905 949 4019
[email protected]

安大略省信息与隐私专员

尽管我们竭尽全力为所有隐私问题提供友好解决方案，但《安大略省隐私保护法》赋予个人向安大略省信息与隐私专员提出申诉的权利。 

安大略省信息与隐私专员办公室
地址：东布鲁尔街2号
1400室
多伦多市，安大略省 M4W 1A8
电话：416 326 3333
免费电话：1 800 387 0073
TTY：416 325 7539