رازداری کی پالیسی

مائنڈ فارورڈ برین انجری سروسز آپ کی ذاتی صحت کی معلومات کی حساسیت کو تسلیم کرتی ہے۔ یہ پرائیویسی بروشر اس بات کا خاکہ پیش کرتا ہے کہ ہم آپ کی معلومات کو کس طرح منظم کرتے ہیں اور آپ کی رازداری کی حفاظت کرتے ہیں۔

 PHIPA قانون ہے۔

 1 نومبر، 2004 سے، اونٹاریو میں صحت کی دیکھ بھال کرنے والا کوئی بھی ادارہ یا پریکٹیشنر جو ذاتی صحت کی معلومات اکٹھا کرتا ہے، استعمال کرتا ہے یا ظاہر کرتا ہے، اسے پرسنل ہیلتھ انفارمیشن پروٹیکشن ایکٹ (PHIPA)، 2004 کی تعمیل کرنی چاہیے۔ 

 مائنڈ فارورڈ نے یہ بروشر آپ کو ہماری رازداری کی پالیسیوں کی مختصر تفصیل فراہم کرنے کے لیے تیار کیا ہے۔ ہمارے پرائیویسی آفیسر کو آپ کے کسی بھی سوال کا جواب دینے میں خوشی ہوگی۔

 تعریفیں

 اس پوری دستاویز میں، ہم قانون کا حوالہ دیتے ہیں "PHIPA"، اور آپ کی ذاتی صحت کی معلومات جیسا کہ PHIPA نے "PHI" یا "معلومات" کے طور پر بیان کیا ہے۔ یہ ایسی معلومات کی نشاندہی کر رہا ہے جو آپ کی جسمانی یا ذہنی صحت سے متعلق ہے، بشمول آپ کی اور آپ کے خاندان کی صحت کی تاریخ۔

 PHIPA سے مراد صحت کے پیشہ ور افراد، ادارے اور ایجنسیاں ہیں جو PHI کو "صحت کی معلومات کے محافظ" کے طور پر رکھتے ہیں۔ اس دستاویز میں، ہم اسے "HIC" یا "کسٹوڈین" کے طور پر حوالہ دیتے ہیں۔ مائنڈ فارورڈ کی تعریف HIC کے طور پر کی گئی ہے، اور وہ PHI کے لیے ذمہ دار ہے جسے ہم جمع کرتے، استعمال کرتے، برقرار رکھتے اور ظاہر کرتے ہیں، جیسا کہ اس بروشر میں بیان کیا گیا ہے۔

 "اظہار رضامندی" کا مطلب ہے وہ اجازت جو ہم نے خاص طور پر آپ سے حاصل کی ہے۔ "مضمون رضامندی" کا مطلب ہے کہ ہم نے ارد گرد کے حالات سے یہ نتیجہ اخذ کیا ہے کہ آپ اپنے PHI کو جمع کرنے، استعمال کرنے یا افشاء کرنے سے اتفاق کریں گے۔

 ہم آپ سے کون سی معلومات اکٹھی کرتے ہیں؟

 ہم آپ سے یا آپ کے متبادل فیصلہ ساز (SDM) سے کہیں گے کہ وہ ہمیں اپنے اور آپ کے خاندان کے بارے میں کوئی ایسی معلومات فراہم کریں جس کی ہمیں آپ کو صحت کی دیکھ بھال فراہم کرنے کی ضرورت ہے۔

• ہم اپنی اہم سرگرمیوں کے لیے آپ یا آپ کے SDM سے معلومات اکٹھی کریں گے، جس میں شامل ہیں: مشاورت، تشخیص، مداخلت، تدریس، محدود تحقیق، اعداد و شمار اور قانونی تقاضوں کی تعمیل۔
• ہم صرف بالواسطہ طور پر آپ سے معلومات اکٹھی کریں گے (مثال کے طور پر، خاندان یا دیگر پیشہ ور افراد سے) اگر آپ کو صحت کی دیکھ بھال فراہم کرنے کے لیے، آپ کی رضامندی کے ساتھ، یا تو مضمر یا اظہار، یا اگر قانون ہمیں ایسا کرنے کی اجازت دیتا ہے۔

 ہم آپ کی معلومات کو کیسے استعمال کرتے ہیں؟

 آپ کی معلومات آپ کو خدمات فراہم کرنے کے لیے مائنڈ فارورڈ کے عملے کو فراہم کی جاتی ہیں۔

• ہمارا عملہ تربیت یافتہ ہے اور سمجھتا ہے کہ آپ کی معلومات نجی ہے اور اسے صرف آپ کی دیکھ بھال یا ہماری اہم سرگرمیوں کو انجام دینے کے لیے استعمال یا رسائی حاصل کی جا سکتی ہے۔
• اگر ہمیں آپ کی معلومات کو اپنی اہم سرگرمیوں کے علاوہ کسی اور مقصد کے لیے استعمال کرنے کی ضرورت ہے، تو ہم ہمیشہ آپ سے اجازت کی درخواست کریں گے۔
• جب تک کہ ہمیں آپ کی معلومات کو تحقیقی مقاصد کے لیے استعمال کرنے کے لیے آپ کی واضح رضامندی حاصل نہ ہو، آپ کی معلومات کو تحقیق کے لیے صرف اس صورت میں استعمال کیا جائے گا جب PHIPA میں سخت عمل کی پیروی ایجنسی اور محقق دونوں کرتے ہیں۔
• بعض اوقات، قانون مائنڈ فارورڈ سے آپ کی معلومات کو ظاہر کرنے کا مطالبہ کر سکتا ہے، جیسے کہ چلڈرن ایڈ سوسائٹی کو جب وہ تفتیش کر رہے ہوں۔ مائنڈ فارورڈ صرف آپ کی معلومات کو ظاہر کرے گا اگر قانون ہم سے ایسا کرنے کا مطالبہ کرے۔

 ہم آپ کی معلومات کو کب ظاہر کریں گے؟

 جب تک آپ ہمیں نہ کرنے کی ہدایت کرتے ہیں، مائنڈ فارورڈ کرے گا:

• اپنے "سرکل آف کیئر" میں صحت کی دیکھ بھال فراہم کرنے والوں کو اپنی معلومات کا انکشاف کریں جنہیں آپ کی دیکھ بھال فراہم کرنے یا آپ کی دیکھ بھال فراہم کرنے میں مدد کرنے کے لیے یہ معلومات جاننے کی ضرورت ہے۔ "Circle of Care" میں مائنڈ فارورڈ سے باہر صحت کی دیکھ بھال کے پیشہ ور افراد شامل ہو سکتے ہیں، جیسے کہ ماہر نفسیات، ماہر نفسیات، نرس پریکٹیشنرز، گھر پر اونٹاریو ہیلتھ اور ہوم سروس فراہم کرنے والے جو آپ کو صحت کی دیکھ بھال کی خدمات فراہم کرتے ہیں۔
• پیشہ ور کالجوں اور دیگر ریگولیٹری اداروں کی طرف سے مختلف کارروائیوں کی انتظامیہ اور نفاذ کے لیے کلائنٹ کی معلومات کا انکشاف کریں۔

 آپ کی رضامندی حاصل کرنا

 آپ کی معلومات کو جمع کرنے، استعمال کرنے یا افشاء کرنے کے لیے آپ کی رضامندی مضمر یا ظاہر کی جا سکتی ہے۔

 ہم ہمیشہ آپ کی واضح رضامندی طلب کریں گے جب:

• ہم آپ کی معلومات کو کسی ایسے شخص کے سامنے ظاہر کر رہے ہیں جو HIC نہیں ہے (مثال کے طور پر، اسکول، آجر، وکیل، وغیرہ)
• ہم آپ کی معلومات کو ایک HIC کو ظاہر کر رہے ہیں، لیکن آپ کو صحت کی دیکھ بھال فراہم کرنے کے علاوہ کسی اور مقصد کے لیے (مثلاً، ایک انشورنس کمپنی کے لیے کام کرنے والا ڈاکٹر)۔ ایکسپریس رضامندی کا مطلب ہے جمع کرنے، استعمال کرنے یا انکشاف کے لیے مخصوص زبانی یا تحریری اجازت۔

2. جہاں ہم صحت کی دیکھ بھال کے مقاصد کے لیے ذاتی صحت کی معلومات اکٹھا کر رہے ہیں، استعمال کر رہے ہیں یا افشاء کر رہے ہیں، قانون عام طور پر ہمیں اجازت دیتا ہے کہ ہم مضمر رضامندی پر انحصار کریں، جہاں آس پاس کے حالات ہمیں ایک معقول فیصلہ کرنے کی اجازت دیتے ہیں کہ آپ جمع کرنے، استعمال کرنے یا افشاء کرنے سے اتفاق کریں گے۔
3. آپ کسی بھی وقت اپنی رضامندی روک سکتے ہیں یا واپس لے سکتے ہیں۔ اگر ہمیں یقین ہے کہ رضامندی واپس لینے یا محدود کرنے سے آپ کی دیکھ بھال میں سمجھوتہ ہو سکتا ہے، ہم آپ کو بتائیں گے، اور ہمیں آپ کے سرکل آف کیئر کے دوسرے ممبران کو بھی مشورہ دینا پڑ سکتا ہے جو آپ کے ریکارڈ کی درخواست کرتے ہیں کہ ہم آپ کا مکمل ریکارڈ فراہم کرنے سے قاصر ہیں۔
4. آپ واضح (تحریری) ہدایات فراہم کر سکتے ہیں کہ مخصوص معلومات کو استعمال یا ظاہر نہ کیا جائے۔ پرائیویسی آفیسر یا ہمارا کوئی دماغی صحت کا پیشہ ور جو آپ کے ساتھ کام کرتا ہے اس عمل میں آپ کی مدد کر سکے گا۔
5. محدود حالات میں، ہم آپ کی ذاتی معلومات کو آپ کی رضامندی کے بغیر جمع، استعمال یا ظاہر کر سکتے ہیں جو قانون کے ذریعہ مطلوب یا اجازت یافتہ ہیں۔ مثال کے طور پر، کچھ قوانین کے لیے آپ کی معلومات کے افشاء کی ضرورت ہوتی ہے جیسے کہ کورونرز ایکٹ اور وائٹل اسٹیٹسٹکس ایکٹ۔

 رضامندی صرف اس صورت میں درست ہے جب یہ کسی قابل شخص سے حاصل کی گئی ہو۔ رضامندی دینے کے قابل ہونے کے لیے، آپ کو فیصلے سے متعلقہ معلومات اور رضامندی دینے، روکنے یا واپس لینے کے نتائج کو سمجھنے کے قابل ہونا چاہیے۔ اگر آپ اپنے PHI کے بارے میں فیصلے کرنے کے قابل نہیں پائے جاتے ہیں، تو ہم آپ کے متبادل فیصلہ ساز سے رضامندی حاصل کریں گے، جیسا کہ قانون کے ذریعے طے کیا گیا ہے۔

 آپ کی معلومات کو برقرار رکھنا اور ضائع کرنا

 مائنڈ فارورڈ آپ کی معلومات کو ایجنسی یا اس کے احاطے میں ایک محفوظ طریقے سے رکھتا ہے اور اسے اس وقت تک رکھے گا جب تک ضروری ہو تاکہ وہ ان مقاصد کو پورا کر سکے جن کے لیے اسے جمع کیا گیا تھا، یا جیسا کہ قانون کی ضرورت ہے۔

 مائنڈ فارورڈ کے پاس تنظیم میں ریکارڈ کی برقراری اور تباہی سے نمٹنے کے لیے ایک پالیسی ہے۔ یہ پالیسی کم از کم اور زیادہ سے زیادہ برقرار رکھنے کی مدت کا خاکہ پیش کرتی ہے اور معلومات کی برقراری (یعنی 10 سال) کو کنٹرول کرنے والے قابل اطلاق قوانین کی تعمیل کرتی ہے۔

آپ کی معلومات کی درستگی

مائنڈ فارورڈ اس بات کو یقینی بنانے کے لیے معقول اقدامات کرتا ہے کہ آپ کی معلومات اتنی ہی درست، مکمل اور تازہ ترین ہیں جتنا کہ جمع کرنے پر ضروری ہے۔ ہم اس بات کو یقینی بنانے کے لیے معقول اقدامات کرتے ہیں کہ کوئی بھی معلومات جو اس پالیسی کے تحت دوسروں کو معمول کے مطابق ظاہر کی جاتی ہے وہ درست، مکمل یا تازہ ترین ہے، اس حقیقت کی نشاندہی استعمال یا افشاء کے وقت کی جائے گی۔

آپ کی معلومات کی حفاظت

ہماری تحویل میں آپ کی معلومات کو حفاظتی تحفظات کے ذریعے محفوظ کیا گیا ہے جو آپ کی معلومات کو نقصان، چوری اور غیر مجاز رسائی، افشاء، کاپی، استعمال، جمع، ترمیم یا ضائع کرنے سے بچانے کے لیے بنائے گئے ہیں۔

آپ کی معلومات کی حفاظت کے لیے ہم جو اقدامات اٹھاتے ہیں ان میں شامل ہیں:

1. جسمانی اقدامات:

• تالے اور الارم کے ذریعے احاطے کی حفاظت کرنا
• PHI پر مشتمل دفاتر کو تالے لگانا
• PHI کو بند فائلنگ کیبنٹ میں محفوظ کرنا جو آگ سے بچنے والی ہیں۔

2. انتظامی اقدامات:

• سیکورٹی کے حوالے سے اندرونی آپریشنز اور طریقہ کار کی تشکیل اور نفاذ
• پرائیویسی کی ذمہ داریوں سے متعلق عملے کو تربیت دینا
• پرنٹرز اور فیکس مشینوں کی نگرانی کرنا، اس بات کو یقینی بنانا کہ انہیں محفوظ علاقوں میں رکھا جائے۔
• اس بات کو یقینی بنانے کے لیے کہ پالیسیاں PHIPA کی تعمیل کرتی ہیں معلومات اور حفاظتی طریقوں کا آڈٹ کرنا
• PHI کی رازداری کو یقینی بنانے کے لیے بیرونی جماعتوں کے ساتھ معاہدے قائم کرنا

3. تکنیکی اقدامات:

• کمپیوٹر تک رسائی کے لیے پیچیدہ انفرادی پاس ورڈز کی ضرورت ہوتی ہے۔
• الیکٹرانک ڈیٹا اسٹوریج کے مقامات تک رسائی کے لیے ملٹی فیکٹر تصدیق کا استعمال
• پرنٹرز/فیکسز - پرنٹ آؤٹ اور فیکس دستاویز کو مشترکہ پرنٹرز پر محفوظ میل باکس میں محفوظ کر کے محفوظ کیے جاتے ہیں جب تک کہ صارف دستاویز کو پرنٹ کرنے کے لیے پاس کوڈ داخل نہ کرے۔
• الیکٹرانک فارمیٹس میں ذخیرہ شدہ PHI کو خفیہ کرنا
• اس بات کو یقینی بنانا کہ اینٹی وائرس، فائر وال اور حفاظتی اقدامات موجودہ ہیں اور PHI کو برقرار رکھنے والے تمام کمپیوٹرز پر لاگو ہوتے ہیں۔

ہمارا عملہ (ملازمین، ڈائریکٹرز، طلباء اور پیشہ ور عملے کے ارکان) آپ کی معلومات کو خفیہ رکھنے کی اہمیت سے واقف ہیں۔ مائنڈ فارورڈ کے ساتھ ملازمت یا وابستگی کی شرط کے طور پر، تمام عملے کو رازداری کے معاہدے پر دستخط کرنے کی ضرورت ہے۔

رازداری کی خلاف ورزی کا جواب دینا

اگر رازداری کی خلاف ورزی ہوتی ہے تو، مائنڈ فارورڈ اس خلاف ورزی پر قابو پانے کے لیے ہر معقول کوشش کرے گا، جس میں ہمارے کنٹرول سے باہر تمام PHI کو تلاش کرنا اور بازیافت کرنا شامل ہے، نیز یہ بھی معلوم کرنا کہ آیا دیگر PHI کو ظاہر ہونے کا خطرہ ہے۔

اس کے بعد ہم مستقبل میں اسی طرح کی خلاف ورزی کے امکانات کو کم کرنے کے لیے ضروری اقدامات کریں گے۔

اگر آپ کی معلومات گم، چوری، یا غیر مجاز رسائی، انکشاف، کاپی، استعمال یا ترمیم کے تابع ہو جائے تو ہم آپ کو پہلے مناسب موقع پر مطلع کریں گے۔

اپنی معلومات تک کیسے رسائی حاصل کریں۔

آپ ہمارے پرائیویسی آفیسر کو کال کرکے یا لکھ کر مائنڈ فارورڈ کی تحویل یا کنٹرول میں موجود کسی بھی ریکارڈ تک رسائی کی درخواست کر سکتے ہیں جس میں آپ کی معلومات موجود ہوں۔ ان درخواستوں پر کارروائی کے لیے رہنما خطوط درخواست پر دستیاب ہیں۔ آپ کو اپنی درخواست کی وصولی کے 30 دنوں کے اندر پرائیویسی آفیسر کی طرف سے ابتدائی جواب اور درخواست کی وصولی کے 60 دنوں کے اندر مکمل جواب موصول ہوگا۔

آپ کی معلومات تک رسائی کا حق مطلق نہیں ہے۔ ہم رسائی سے انکار کر سکتے ہیں جب:

• رسائی سے انکار ضروری ہے یا قانون کے ذریعہ مجاز ہے۔
• درخواست فضول، پریشان کن یا بد نیتی پر مبنی ہے۔

اگر پرائیویسی آفیسر آپ کو آپ کے ریکارڈ تک رسائی سے انکار کرتا ہے، تو انکار کے وقت ایک وجہ فراہم کی جائے گی۔ آپ کو اونٹاریو کے انفارمیشن اینڈ پرائیویسی کمشنر (IPC) کو شکایت کرنے کے اپنے حق کے بارے میں بھی مطلع کیا جائے گا۔

مائنڈ فارورڈ آپ کی معلومات کی کاپیوں کے لیے آپ سے معقول فیس (لاگت کی وصولی کی بنیاد پر) وصول کر سکتا ہے۔ آپ کی معلومات کی کاپیاں بنانے سے پہلے آپ کو کسی بھی فیس کے بارے میں بتایا جائے گا۔

ذاتی صحت کی معلومات کی تصحیح

حالات پر منحصر ہے، آپ کو ہماری تحویل یا کنٹرول میں PHI کے ریکارڈ میں تصحیح کی درخواست کرنے کا حق ہے۔ ایسی درخواست پرائیویسی آفیسر کو تحریری درخواست فراہم کر کے کی جا سکتی ہے۔ ہم تصحیح کی تمام درخواستوں کا جواب وصولی کے 30 دنوں کے اندر فراہم کریں گے، حالانکہ بعض حالات میں، ہمیں جواب فراہم کرنے کے لیے اضافی وقت درکار ہو سکتا ہے۔ اگر ہم تصحیح کی درخواست سے اتفاق کرتے ہیں، تو ہم ریکارڈ میں درست معلومات درج کرنے اور غلط معلومات کو مٹائے بغیر، اسے عبور کرنے کی ہر ممکن کوشش کریں گے۔ اصلاح کی درخواست کو مسترد کیا جا سکتا ہے جہاں:

• ہم اس بات سے مطمئن نہیں ہیں کہ ریکارڈ نامکمل یا ان مقاصد کے لیے غلط ہے جن کے لیے معلومات کو ریکارڈ کیا گیا تھا۔
• درخواست ایک ریکارڈ پر مشتمل ہے جو اصل میں مائنڈ فارورڈ نے نہیں بنایا تھا، اور ہمارے پاس ریکارڈ کو درست کرنے کے لیے کافی علم، مہارت یا اختیار نہیں ہے۔
• درخواست پیشہ ورانہ رائے یا مشاہدے پر مشتمل ہے جو کسی پیشہ ور یا عملے نے نیک نیتی سے کی ہے۔
• درخواست غیر سنجیدہ، پریشان کن یا بد نیتی سے کی گئی ہے۔

اگر ہم اصلاح کی درخواست کرنے سے انکار کرتے ہیں تو تحریری وجوہات فراہم کی جائیں گی۔

رازداری کی پالیسیوں کے ساتھ تعمیل

تمام مائنڈ فارورڈ عملے کو ہماری رازداری کی پالیسیوں کو جاننے اور ان کی تعمیل کرنے کی ضرورت ہے، پالیسی میں کسی بھی خلاف ورزی پر اہم کارروائی کی جا سکتی ہے۔

عملہ صرف آپ کی معلومات کو مائنڈ فارورڈ کی اجازت کے مطابق اور قانونی حدود کے اندر استعمال کر سکتا ہے۔ اگر آپ کی معلومات کے گم، چوری یا اجازت کے بغیر رسائی ہو جائے تو عملے کو پہلے مناسب موقع پر پرائیویسی آفیسر کو مطلع کرنا چاہیے۔

ہم سے کیسے رابطہ کریں۔

براہ کرم مائنڈ فارورڈ کی معلومات یا طریقوں کے سلسلے میں کوئی سوال یا تشویش پرائیویسی آفیسر کو بھیجیں۔ ہم تمام سوالات کے جوابات دیں گے اور آپ کی طرف سے اٹھائے جانے والے خدشات کی فوری تحقیقات کریں گے۔ اگر کوئی مسئلہ اٹھایا جاتا ہے جس میں قابلیت پائی جاتی ہے، تو ہم تمام مناسب اقدامات کریں گے، بشمول تادیبی کارروائی یا اپنے طرز عمل میں ترمیم کرنا۔

مائنڈ فارورڈ کا پرائیویسی آفیسر

ایشلے بڈ
سینئر مینیجر، کلینیکل سروسز
پرائیویسی آفیسر
آفیسر: 905 949 4411 ext. 240
براہ راست: 905 302 3423
فیکس: 905 949 4019
[email protected]

انفارمیشن اینڈ پرائیویسی کمشنر اونٹاریو

اگرچہ ہم پرائیویسی کے تمام خدشات کا پرامن حل فراہم کرنے کی ہر ممکن کوشش کرتے ہیں، PHIPA افراد کو اونٹاریو کے انفارمیشن اینڈ پرائیویسی کمشنر سے شکایت کرنے کا حق فراہم کرتا ہے۔ 

انفارمیشن اینڈ پرائیویسی کمشنر اونٹاریو
2 بلور سینٹ ایسٹ
سویٹ 1400
ٹورنٹو، آن۔ M4W 1A8
فون: 416 326 3333
ٹول فری: 1 800 387 0073
TTY: 416 325 7539